Evaluando el Negocio

EVALUANDO EL ESTADO DEL NEGOCIO.


Conociendo el negocio y la captura de requerimientos

La determinación de requerimientos es el conjunto de actividades encaminadas a obtener las características necesarias que deberá poseer el nuevo sistema, es el estudio de un sistema, actividad o proceso, para comprender cómo trabaja y dónde es necesario efectuar mejoras o cambios considerables. Este es el primer paso en el análisis de sistemas y se puede decir que es el más importante.

Ahora bien, existen tres formas (actividades) que ayudan a determinar los requerimientos, estas son:

1. Anticipación de requerimientos: consiste en prever las características del nuevo sistema con base en experiencias previas.

2. Investigación de requerimientos: es el estudio y documentación de la necesidad del usuario o de un sistema ya existente usando para ello técnicas como el análisis de flujo de datos y análisis de decisión. Es aquí donde se debe y se pueden aplicar entrevistas, cuestionarios, observación y revisión de documentos existentes, entre otros.

3. Especificación de requerimientos: los datos obtenidos durante la recopilación de hechos se analizan para desarrollar la descripción de las características del nuevo sistema. Esta actividad tiene tres partes relacionadas entre sí, a saber:

3.1 Análisis de datos basados en hechos reales.

3.2 Identificación de requerimientos esenciales.

3.3 Selección de estrategias para satisfacer los requerimientos.

Todo sistema de información posee un conjunto de requerimientos básicos y un conjunto de requerimientos específicos dependiendo de si el sistema será de soporte para transacciones o para la toma de decisiones.

Seguido se presentará un grupo de preguntas que al dárseles respuesta proporcionarán un conjunto de hechos de los que posteriormente se obtendrá una especificación de requerimientos lo más apegada posible a las necesidades de cualquier organización.


Requerimientos básicos (CONOCIENDO EL NEGOCIO)

Los analistas estructuran su investigación al buscar respuestas a las siguientes cuatro preguntas:

¿Cuál es el proceso básico de la empresa?

¿Qué datos utiliza o produce este proceso?

¿Cuáles son los límites impuestos por el tiempo y la carga de trabajo?

¿Qué controles de desempeño utiliza?



Son esas las preguntas que tienen que tener una respuesta concreta al tener terminada la fase de investigación de requerimientos.

Siempre se debe comenzar con lo básico, algunas preguntas proporcionan antecedentes sobre detalles fundamentales relacionados con el sistema y que sirven para describirlo. Las siguientes preguntas son de utilidad para adquirir la comprensión necesaria:



¿Cuál es la finalidad de la actividad dentro de la empresa?

¿Qué pasos se siguen para realizarla?

¿Dónde se realizan estos pasos?

¿Quiénes los realizan?

¿Cuánto tiempo tardan en efectuarlos?

¿Con cuánta frecuencia lo hacen?

¿Quiénes emplean la información resultante?



Respuestas concisas a estas preguntas proporcionan un conocimiento amplio de una actividad en particular y muestra también su objetivo (CUAL ES EL NEGOCIO). Pero el analista no se detiene ahí, todavía no existe información para comprender en su totalidad la actividad; más bien lo que se tiene son los antecedentes que permiten a los analistas formular preguntas más detalladas.



Durante el desarrollo de esta actividad se debe identificar muy claramente los siguientes elementos:

- Procesos

- Flujo de datos entre procesos

- Datos de cada flujo de datos

- Almacenes de datos

- Datos de los almacenes de datos.



Para ello el cuestionario que se aplica debe requerir la siguiente información:

Nombre de la entidad

Nombre los campos

Descripción

Fuente y sensibilidad (= seguridad)

Valor o importancia de los datos

Relaciones de los campos y entidades

Criterio de retención y almacenamiento.



PREGUNTAS CLÁSICAS PARA UNA DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS

• ¿Cuántos empleados laboran para la organización en el área (s) que se pretende desarrollar el sistema; o sea, cuántos tienen relación directa con el proyecto que se está investigando?

• ¿Cuáles son las personas claves en el sistema? ¿Por qué son importantes?

• ¿Existen obstáculos o influencias de tipo político que afectan la eficiencia del sistema?

• ¿Existen manuales de procedimientos, políticas o lineamientos de desempeño documentados oficial o no oficialmente?.

• Si los hay, ¿Se cumplen en forma cabal en el 100% de las ocasiones?, es decir, ¿se respetan dichos procedimientos?

• ¿Existen métodos para evadir el sistema?, ¿Por qué se presentan?

• ¿Qué áreas necesitan un control específico?

• ¿Qué criterios se emplean para medir y evaluar el desempeño?

Por otra parte:

• ¿Existen actividades que considere podrían mejorarse?, ¿De qué manera?

• ¿Tiene alguna idea de actividades que podrían implementarse para mejorar el rendimiento del sistema en general?



Determinación de procesos:



• ¿Cuáles son los procesos principales (o misionales), procesos apoyo, procesos organizacionales que se realizan en la organización y que tienen relación con el proceso que se está modelando?

• ¿Cuáles son las principales actividades que se realizan en la organización y que tienen relación con el proceso que se está modelando?



Descripción de cada proceso identificado



¿Qué reglas del negocio tiene el proceso?

¿Quiénes interactúan (autores) con el proceso?

¿Qué es lo que da inicio a la actividad?

¿Cuál es el objetivo de la misma?

¿Cuánto tiempo se tarda en realizarla?

¿Qué retrasos ocurren o pueden ocurrir?

¿Qué métodos se emplean para medir y evaluar el desempeño de esta actividad?

¿Se toman precauciones específicas de seguridad para la protección contra alguna actividad impropia que se pudiera presentar?

¿Qué tan frecuente es el ciclo con el que se desarrolla dicha actividad?

¿Qué SI, BD u otros sistemas interactúan con el proceso?

¿Qué estándares sigue el proceso?



De acuerdo al ciclo con el que se presenta la actividad



¿Cuál es el volumen de información que aquí se procesa?

¿Qué pasos, sub-procesos, o funciones constituyen la actividad? (describir la actividad paso a paso)

¿Existe algún tipo de control desarrollado en el proceso en cuestión?



Determinación de datos (flujos y contenido de los flujos)

- hacer la pregunta por cada proceso o actividad identificada.



¿De dónde proviene la información que se utiliza en esta actividad? (fuentes)

¿Cuáles son específicamente los datos que recibe esta actividad?

¿De qué manera ingresan a este proceso? (flujos)

¿Qué tablas de referencia y diagramas u otros datos intervienen en la actividad? (documentación involucrada)

¿Qué información se genera en esta actividad? (producto de la actividad)



El resultado identificado anteriormente producto de los datos que se procesan ¿Hacia qué o quién van dirigidos?



-persona o entidad- (destinos)



¿Con qué finalidad la utilizan?

¿Cuáles datos se conservan o almacenan en este proceso? Y

¿en qué forma quedan almacenados?

¿Existe información que se genera pero que no es utilizada nunca por nadie? (partes extrañas)

Para cada dato identificado:



¿Qué formato posee cada dato que interviene en esta actividad?

¿Para qué es usado?

¿Se interpone algún tipo de seguridad para la verificación de la veracidad del dato en mención?

¿Qué tan importante es dicho dato?

¿Por cuánto tiempo es importante mantener el dato en el sistema?



Por otra parte si el sistema que se está investigando es para el soporte de decisiones se deben, además de las anteriores, formular otras preguntas para determinar los requerimientos de las decisiones, un esbozo de las mismas bien podría ser:



¿Qué información se usa para tomar la decisión?

¿Cuál es la fuente de esa información? ¿Qué sistemas transnacionales producen los datos utilizados en el proceso de decisión?

¿Qué otros datos son necesarios y no es posible obtener del procesamiento de transacciones? ¿Qué datos se originan en fuentes externas a la organización?

¿Cómo se deben procesar los datos para producir la información necesaria?

¿Cómo debe presentarse la información.