2. SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA DE CORREO Y CARGA
2.1 Historia de la empresa
La empresa dedicada a la recolección y distribución de mensajería, paquetería y carga, en cualquier punto geográfico de la República de Guatemala y desde Guatemala hacia cualquier país del mundo, contando para ello con una flota de vehículos y uniones internacionales para su operación, inicio en julio de 1996 donde comenzó operaciones.
Contaba con una flotilla de 5 vehículos y 8 personas en los que se incluían pilotos, bodegueros y ejecutivo. Luego en junio de 1997, la empresa empieza a tener un crecimiento comercial llegando a tener 40 vehículos y 100 personas laborando.
Actualmente cuenta con 91 vehículos en operación y más de 260 personas laborando. Las modalidades de servicio prestado son las siguientes:
Servicio agencia a agencia
Servicio agencia a puerta
Servicio puerta a agencia
Servicio puerta a puerta
Sus oficinas centrales se encuentran ubicadas en la zona 12 de la Ciudad Capital y una red de 35 agencias ubicadas en cabeceras departamentales y municipios importantes de la República, con una cobertura de 231 municipios, entregado y recolectado en 4 sub-centros de distribución regionales en Zacapa, Retalhuleu, Quetzaltenango y Escuintla.
2.2 Filosofía de la empresa
Como toda empresa que desea que el personal se identifique con su filosofía para un buen servicio al cliente, ésta crea distintos métodos para poder alcanzar esta meta y entre ellas esta la filosofía que dice así: “Garantizar la mejor atención y comodidad, así como una respuesta oportuna, con una actitud en la que todos son proveedores y vendedores de servicios, considerando en nuestras acciones al cliente como esencia de nuestro quehacer.”
“Trabajamos para alcanzar el más alto rendimiento con los recursos asignados a un menor costo y convencidos de mejorar continuamente nuestros servicios”.
“Somos respetuosos de nuestros clientes y de nuestra competencia”.
2.3 Misión
La Misión, es el quehacer diario de cada uno de los trabajadores de la empresa y dice así: “Satisfacer las diferentes necesidades de nuestros clientes, en relación con la transportación de correspondencia, paquetería y carga; y nos esforzamos para que nuestra organización logre un crecimiento adecuado en función de la demanda que experimenta el mercado al cual estamos sirviendo.”
2.4 Visión
La Visión, es a donde se pretende llegar con la misión de la empresa y dice así:
“Ser una empresa líder reconocida nacionalmente por la calidad de su servicio y atención, integrada por un equipo de personal calificado, orgulloso de pertenecer a la organización, que innova constantemente la forma de exceder las expectativas de los clientes”.
2.5 Servicios principales
Dentro de los servicios que puede brindar esta compañía se encuentran los principales que son: mensajería, paquetería, carga y servicio de transferencias que se detallan a continuación:
• Mensajería. Es la recolección y entrega de sobres y paquetes pequeños para ser distribuidos en cualquier parte del país o fuera del mismo, hasta un máximo de 1 libra.
• Paquetería. Es la recolección y entrega de paquetes con un peso límite de 70 Kg. Y tamaño máximo por paquete de 60x60x60 cms.
• Carga. Es la recolección y entrega de cualquier tipo de carga (salvo ciertas restricciones) debidamente empacada y tarifada según peso, volúmenes o naturaleza de producto. En este caso se cobra según le convenga más a la empresa si es por volumen o peso.
• Servicio de transferencias. Desde el año 2000 se formó una alianza estratégica con una empresa Americana, por lo que actualmente se opera en todas las ciudades de Estados Unidos de Norteamérica con más de 5000 puntos de recepción, haciendo trasferencias de dinero desde cualquier lugar, hacia cualquier destino en la República de Guatemala.
Servicio normal
Servicio de traslado de productos y/o documentos desde la Ciudad Capital hacia todos los departamentos y/o viceversa, así como de cualquier departamento hacia cualquier destino. Entrega durante el siguiente día hábil de recolectado.
Servicio de cobertura extra
Servicio de traslado de productos y/o documentos desde la Ciudad Capital hacia los departamentos en lugares de difícil acceso y/o distantes de la cabecera departamental. Entrega en un máximo de 5 días hábiles después de recolectado.
Servicio de mensajería local
Este servicio de distribución de documentos abarca la distribución en el área de la capital así como las cabeceras departamentales y lugares donde se tienen agencias siempre y cuando la recolección se efectúe en el mismo lugar donde se realiza la distribución.
Servicio internacional
• Envío de cartas ó paquetes a cualquier parte del mundo a través de una unión internacional con una empresa transnacional.
• Representante de una empresa en transferencia de dinero de los Estados Unidos para cualquier lugar en Guatemala, contando con un sistema de red bancaria interconectados a todas las agencias.
Restricciones de artículos o productos que no se transportan
Hay diversidad de artículos que no se pueden transportar por la misma consolidación que se hace con varios clientes ya que algunos productos pueden contaminar a otros y esto ocasionar problemas con los clientes y/o leyes de la República entre los productos que no se transportan están:
- Pieles y cueros de animales,
- Armas de fuego,
- Animales (vivos y muertos),
Comidas con residuos líquidos,
- Plantas (naturales),
- Materiales pornográficos,
- Vidrio plano (no utilizado como envases),
- Artículos perecederos y de fácil descomposición,
- Mercaderia falsificada denominada como pirata,
- Substancias toxicas, peligrosas o de manejo especial (combustibles, tnt, etc.),
- Artículos de valor extraordinario y piedras preciosas (oro, joyería fina, efectivo,
cualquier tipo de moneda nacional o extranjera, incluyendo títulos de crédito negociables),
- Estupefacientes y substancias psicotrópicas (percusores químicos y químicos básicos) y Están excluidos también los materiales restringidos por la I.A.T.A: explosivos, gases comprimidos, líquidos inflamables, objetos magnéticos, materiales oxidantes, objetos radioactivos. Artículos tóxicos, materiales irritantes, substancias infecciosas y/o artículos que pueden dañar la estructura del vehículo aquellos que posean otras características inherentes a los arriba indicados.
Logística de servicios
I Entrega en agencias
El destinatario debe presentarse a recoger su sobre, paquete o caja en la agencia más cercana al lugar donde se lo ha enviado el remitente.
II Servicio de puerta a puerta
Entrega del envío directamente en el domicilio del destinatario.
III Prueba de entrega (POD)
Proporcionar, si el cliente lo solicita, la confirmación física de la entrega, con los datos y la firma de la persona que lo recibió.
IV Cobro contra entrega
Entregar envío y cobrar el valor del mismo al destinatario.
V Cobro por cuenta ajena
Entrega de su envío y cobrar el valor de la mercadería que se está transportando al destinatario y posteriormente entregar una liquidación al cliente con los cobros efectuados.
VI Seguro para envíos
El servicio cuenta con un seguro en tránsito para los envíos con una cobertura automática hasta por Q. 500.00 por guía utilizada. Si el envío es mayor a Q. 500.00 se da la opción de ampliar la cobertura del seguro pagando el 1.25 % del valor declarado, adicional al costo del traslado, con una cobertura hasta por Q. 200.00 a través de una compañía aseguradora del país.
Organigrama de la empresa
Una empresa con objetivos bien definidos debe contar con un organigrama que este diseñado con el fin de agilizar los movimientos y/o proyectos que se deben realizar.
2.8 Recurso humano de la empresa
El recurso humano de toda empresa siempre es el elemento más importante; en esta empresa se conforma de ejecutivos profesionales, ejecutivos sin profesión, asistentes y personal técnico. En la actualidad hay 245 plazas fijas y 15 plazas de
personeros temporales, que conforman un total de 260 plazas.
2.9 Aspectos legales
Toda empresa comercial debe pasar por un proceso legal para estar inscrita dentro del registro mercantil y así poder brindar un servicio. La empresa fue formada desde el mes de julio de 1996 donde fue inscrita ante el registro mercantil.
2.10 Organización de la empresa
La empresa cuenta con el siguiente orden jerárquico para la toma de decisiones:
1. Junta directiva, toman decisión de inversiones y proyectos nuevos de la compañía.
2. Gerente general, toma las decisiones administrativas y financieras de la empresa.
3. Gerentes de áreas, toman las decisiones administrativas del personal.
2.11 Áreas de bodega
2.11.1 Personal de bodega
El área de bodega esta distribuida de la siguiente manera:
I. Supervisores de bodega: 1
II. Jefe de bodega: 2
III. Bodeguero turno 1: 4
IV. Bodeguero turno 2: 4
V. Bodeguero turno 3: 12
El supervisor de bodega tiene un horario de las 17 horas a 5 de la mañana de lunes a viernes.
Los jefes de bodega trabajan en dos horarios rotativos semanalmente, el primero trabaja de lunes a sábado de 7 de la mañana a 19 horas y el segundo trabaja de lunes a viernes de 17 horas a 5 de la mañana.
El primer turno de bodega ingresa a las 7 de la mañana y sale a las 16 horas, el segundo turno ingresa a las 16 horas y sale a la 1:30 de la mañana y el tercer y último turno ingresa a las 18 horas y sale a las 2:30 de la mañana. A los turnos de bodega se les paga horario extraordinario en caso necesario.
2.11.2 Seguridad industrial en bodega
Actualmente la empresa no cuenta con un programa de seguridad industrial, que contemple elementos como: equipo para combatir incendios, salidas de emergencia y su respectiva señalización, botiquín en caso de accidentes o atención a personal que sufre lesiones, además no tiene la iluminación adecuada y no cuenta con luces de emergencia para aviso de cualquier incidente.
En el siguiente diagrama se describen los procesos que son utilizados por la empresa, con sus tiempos respectivos:
Figura 1 Procedimiento de bodega
Total de tiempo 340 min. = 5 horas con 40 min.
Con los actuales procedimientos se tiene una capacidad de recibir 2600 cajas diarias, y cuando se incrementa se tiene el problema en el despacho de rutas a sus destinos.
A continuación se detallan algunos de los procesos:
2.12.1 Procedimiento para descargar mercadería de camiones -TPDES- (el tiempo promedio de descarga es de 60 min.)
Se detalla el procedimiento mediante un diagrama de flujo de la descarga.
2.12.2 Proceso de trasiego de mercadería, ingreso a los distintos destinos -
TPTRA- (tiempo promedio de trasiego de 40 min.)
Se detalla el proceso a través de un diagrama de flujo del trasiego de la mercadería.
Figura 3 Proceso de trasiego de mercadería
Nota: el tiempo promedio de trasiego se tomó de distintas rutas, en un período determinado para poder tomar un valor promedio. Ver cuadro anexo 4 en un horario de 17 horas a 21 horas.
